Manual de Utilizare

Arhivă Digitală — IMP Media SRL | Toate rolurile Admin Operator

Cuprins rapid

01 Introducere 02 Autentificare 03 Interfața principală 04 Gestionarea documentelor 05 Arhivare document 06 Vizualizare & descărcare 07 Căutare avansată 08 Certificat de arhivare 09 Coș de gunoi 10 Departamente 11 Utilizatori 12 Rapoarte 13 Jurnal Securitate 14 Roluri & permisiuni

📋
Introducere

Arhiva Digitală IMP Media este o platformă de gestionare și arhivare electronică a documentelor. Permite stocarea securizată, organizarea pe departamente, clasificarea după nivelul de confidențialitate și generarea de certificate de arhivare.

Platforma este accesibilă la adresa arhiva.impmedia.net din orice browser modern (Chrome, Firefox, Edge, Safari). Nu necesită instalare.

Stocare în cloud: Toate documentele sunt stocate securizat în Cloudflare R2 (stocare cloud redundantă). Baza de date este gestionată prin Supabase cu backup automat.

🔐
Autentificare

Logare în aplicație

Accesează aplicația

Deschide arhiva.impmedia.net în browser. Vei vedea ecranul de logare.

Introdu datele de acces

Completează adresa de email și parola furnizate de administratorul organizației. Apasă Enter sau butonul Conectare.

Acces la arhivă

Dacă datele sunt corecte, ești redirecționat automat la panoul principal al arhivei.

Activarea unui cont nou

Când ești invitat în aplicație de un administrator, primești un email cu un link de activare. Accesează link-ul, completează numele complet și alege o parolă (minimum 8 caractere). Contul este activ imediat.

Recuperarea parolei

Pe ecranul de logare, apasă Ai uitat parola? și introdu adresa de email. Vei primi un link de resetare pe email.

Deconectare

Apasă butonul Deconectare din partea de jos a meniului lateral. Sesiunea este închisă și ești redirecționat la ecranul de logare.

🖥️
Interfața principală

Structura ecranului

①

Meniu lateral (Sidebar)

Conține navigarea principală: Registru, Căutare Avansată, Departamente, Jurnal Securitate. Adminii văd și Structură & Utilizatori și Raport Operator.

②

Bara superioară (Topbar)

Afișează titlul secțiunii curente, câmpul de căutare rapidă și butonul Arhivează (adaugă document nou).

③

Zona centrală (Content)

Afișează tabelul documentelor, statisticile, graficul de distribuție pe departamente și activitatea recentă.

Tema Dark / Light

Apasă butonul toggle din colțul stânga-sus al sidebar-ului pentru a comuta între tema luminoasă și cea întunecată. Preferința se aplică imediat.

Cardurile de statistici

În registrul principal sunt afișate 4 carduri:

Total Documente — numărul total de documente active în arhivă
Departamente — numărul de departamente active
Arhivate Azi — documentele adăugate în ziua curentă
Coș Reciclare — documentele aflate în coșul de gunoi

📁
Gestionarea documentelor

Tabelul central afișează toate documentele arhivate, cu următoarele coloane:

Coloană	Descriere
COD	ID intern (#) și codul unic de arhivare generat automat (ex: `IMP-2026-001`)
Document	Titlul documentului și data arhivării
Departament	Departamentul căruia îi aparține documentul
Păstrare	Termenul de retenție (ex: 5 ani, Permanent)
Securitate	Clasificarea: Public Confidențial Strict Secret
Acțiuni	Butoane: Deschide (preview), Certificat, Șterge

Filtrare rapidă

Chipurile din dreapta-sus a tabelului filtrează documentele după nivelul de securitate: Toate, Public, Confidențial, Secret.

Click pe un departament din meniul lateral pentru a vedea doar documentele acelui departament.

Câmpul de căutare din topbar filtrează după titlu, cod arhivă sau departament.

⬆️
Arhivarea unui document

Deschide formularul de arhivare

Apasă butonul Arhivează din topbar sau zona „Arhivare Rapidă" din panoul drept.

Completează titlul documentului

Introdu un titlu descriptiv, unic în cadrul organizației (ex: Factură Emag Ianuarie 2026).

Selectează departamentul și clasificarea

Alege departamentul din lista disponibilă. Alege nivelul de securitate: Public, Confidențial sau Strict Secret.

Setează termenul de păstrare

Selectează durata de retenție (1, 3, 5, 10, 20, 50 ani sau alt termen personalizat). Implicit: 5 ani.

Selectează fișierul

Trage fișierul în zona punctată sau dă click pentru a-l alege de pe disc. Formate acceptate: PDF, DOC, DOCX, JPG, PNG, XLS, XLSX. Dimensiune maximă: 50 MB.

Apasă ARHIVEAZĂ DOCUMENT

Fișierul este încărcat și stocat securizat în cloud. Se generează automat un cod unic de arhivare. Documentul apare imediat în tabel.

Protecție duplicate: Sistemul verifică automat dacă fișierul sau titlul există deja în arhivă. Nu este posibilă arhivarea aceluiași fișier de două ori (chiar dacă are alt titlu) sau a două documente cu același titlu.

Formate de fișiere acceptate

.pdf .doc .docx .jpg .jpeg .png .xls .xlsx

👁️
Vizualizare și descărcare

Deschiderea unui document (Preview)

Apasă butonul 👁 Deschide din dreptul oricărui document. Se deschide o fereastră de previzualizare direct în aplicație, fără a ieși din arhivă.

Fișierele PDF se afișează direct în browser
Fișierele imagine (JPG, PNG) se afișează inline
Alte formate (DOC, XLSX) se descarcă automat

Apasă Esc sau butonul ✕ pentru a închide previzualizarea.

Descărcarea unui document

În fereastra de previzualizare, apasă butonul ⬇ Descarcă pentru a salva fișierul pe calculator.

🔍
Căutare și filtrare

Căutare rapidă

Câmpul de căutare din bara superioară filtrează documentele în timp real după titlu, cod arhivă sau departament.

Căutare avansată

Accesează Căutare Avansată din meniul lateral pentru filtre combinate:

Câmp	Descriere
Titlu / Cuvânt cheie	Caută în titlul documentului
Cod Arhivă	Caută după codul unic (ex: IMP-2026-001)
Departament	Filtrează după un departament specific
Clasificare	Filtrează după nivelul de securitate
Data de la / până la	Interval de timp pentru data arhivării

Apasă 🔍 Caută pentru a afișa rezultatele sau Resetează pentru a șterge filtrele.

📄
Certificat de arhivare

Fiecare document arhivat poate primi un certificat oficial de arhivare în format PDF.

Apasă butonul Certificat

Din tabelul de documente, apasă 📄 Certificat în dreptul documentului dorit.

Previzualizare

Se deschide fereastra de previzualizare cu certificatul generat automat: titlu, cod arhivare, departament, clasificare, termen de păstrare, data emiterii.

Descarcă PDF

Apasă ⬇ Descarcă PDF. Fișierul PDF este generat și descărcat direct pe calculator, fără dialog de imprimare.

Certificatul conține: antetul organizației, titlul documentului, codul de arhivare, departamentul, clasificarea de securitate, termenul de păstrare, data arhivării și spațiu pentru semnătură și ștampilă.

🗑️
Coș de gunoi

Documentele șterse nu sunt eliminate definitiv — sunt mutate în Coșul de Gunoi, de unde pot fi recuperate.

Ștergerea unui document

Apasă butonul 🗑 din dreptul documentului în tabel. Confirmă acțiunea în dialogul apărut. Documentul dispare din registrul activ și se mută în coș.

Recuperarea unui document

Deschide Coșul de Gunoi

Apasă 🗑 Coș Gunoi din meniul lateral. Un număr roșu indică câte documente se află în coș.

Recuperează sau șterge definitiv

Apasă ♻ Recuperare pentru a readuce documentul în arhivă sau 🗑 Definitiv pentru ștergere permanentă (irecuperabilă).

Atenție: Ștergerea definitivă elimină fișierul complet din sistem și din cloud. Această acțiune nu poate fi anulată.

🏢
Departamente Admin

Administratorii pot gestiona structura organizației din secțiunea Structură & Utilizatori → tab Departamente.

Adăugare departament

Accesează Structură & Utilizatori

Click pe butonul din partea de jos a meniului lateral (vizibil doar pentru admini).

Tab Departamente → Introdu numele

Scrie numele noului departament în câmpul de text și apasă + Adaugă.

Ștergerea unui departament

Apasă iconița 🗑 de lângă departamentul dorit. Documentele asociate nu sunt afectate — rămân în arhivă.

Departamentele apar automat în meniul lateral, în formularul de arhivare și în filtrele de căutare.

👥
Utilizatori Admin

Din tab-ul Utilizatori (secțiunea Structură & Utilizatori), adminii pot vedea membrii organizației și invita utilizatori noi.

Lista utilizatorilor

Sunt afișați toți utilizatorii organizației (cu excepția super-adminilor sistemului). Se afișează: numele complet, adresa de email și rolul fiecăruia.

Invitarea unui utilizator nou

Completează formularul de invitație

Introdu adresa de email a noului utilizator și alege rolul: Operator, Administrator sau Vizualizator.

Trimite invitația

Apasă ✉️ Trimite Invitație. Utilizatorul primește un email cu link de activare. Acesta trebuie să-și seteze parola și numele pentru a accesa platforma.

📊
Rapoarte Admin

Secțiunea Raport Operator este disponibilă doar administratorilor și permite generarea de rapoarte PDF cu documentele arhivate.

Generarea unui raport

Accesează Raport Operator

Click pe butonul din meniul lateral (vizibil doar pentru admini).

Selectează operatorul (opțional)

Alege un utilizator specific din dropdown pentru a genera raportul doar cu documentele arhivate de acesta. Lasă Toți utilizatorii pentru raportul complet al organizației.

Descarcă PDF

Apasă 📄 Descarcă Raport PDF. Fișierul PDF este generat și descărcat automat. Conține statistici sumare și tabelul complet al documentelor.

Raportul PDF include: antetul organizației, numele operatorului selectat, data generării, statistici (total documente, confidențiale, strict secrete) și tabelul documentelor cu toate detaliile.

📜
Jurnal de Securitate

Secțiunea Jurnal Securitate înregistrează toate acțiunile efectuate în aplicație: logări, upload-uri, ștergeri, vizualizări, generare certificate etc.

Fiecare înregistrare conține:

Data și ora acțiunii
Tipul acțiunii (LOGIN, UPLOAD, DELETE, VIEW, CERT etc.)
Detalii — ce document sau utilizator a fost implicat

Filtrare după rol: Administratorii văd jurnalul complet al organizației. Super-adminii văd toate evenimentele din sistem.

🛡️
Roluri și permisiuni

Funcționalitate	Operator	Administrator	Super Admin
Vizualizare documente	✓	✓	✓
Arhivare documente noi	✓	✓	✓
Descărcare / preview documente	✓	✓	✓
Generare certificat de arhivare	✓	✓	✓
Căutare avansată	✓	✓	✓
Mutare în coș / recuperare	✓	✓	✓
Ștergere definitivă	✓	✓	✓
Jurnal securitate (org proprie)	✓	✓	✓
Gestionare departamente	—	✓	✓
Gestionare utilizatori / invitații	—	✓	✓
Generare rapoarte PDF	—	✓	✓
Jurnal securitate (toate org)	—	—	✓

🔒
Clasificarea documentelor

Fiecare document arhivat are un nivel de clasificare de securitate:

Public

Documente fără restricții speciale de acces. Vizibile tuturor utilizatorilor organizației.

Confidențial

Documente cu acces restricționat. Vizibile în arhivă, dar marcate vizual pentru atenție sporită.

Strict Secret

Documente cu cel mai înalt nivel de confidențialitate. Marcate distinct în roșu în toată aplicația.

🚫
Protecție împotriva duplicatelor

Sistemul previne arhivarea accidentală a documentelor duble prin două verificări automate:

Verificare fișier (hash)

La fiecare upload, sistemul calculează o amprentă digitală (SHA-256) a fișierului. Dacă același fișier există deja în arhivă (chiar cu alt titlu), upload-ul este respins cu un mesaj care indică titlul documentului existent.

Verificare titlu

Nu pot exista două documente cu același titlu (verificare indiferent de majuscule/minuscule) în cadrul aceleiași organizații. Dacă titlul există deja, upload-ul este respins.

Aceste verificări garantează integritatea arhivei și elimină redundanța documentelor.

Manual de Utilizare — Arhivă Digitală IMP Media SRL — arhiva.impmedia.net